La gestión de las colecciones,
un trabajo interdisciplinario:
su organización, traslado y almacenamiento

Luz Alba Gómez del Corral
Juanita Sáenz Obregón
Francisco Vega Barrantes
Museo del Oro, Banco de la República

Abstract

The Museum's directors saw the need right from the start of the expansion project for new and better storage facilities to be provided for the collections. This has now become a reality, as the new smart building has reserve facilities which meet the highest preventive conservation standards. This article details the planning, organisation and methodology that went into the process of transferring the collections to these new areas.

Resumen

Dentro del proyecto de ampliación, las directivas del Museo consideraron desde un comienzo la necesidad de contar con nuevas y mejores reservas para el almacenamiento de sus colecciones. Hoy esto es una realidad, el nuevo edificio inteligente tiene reservas que cumplen con los más altos estándares en conservación preventiva. Este artículo expone la planeación, organización y metodología implementadas en el proceso de traslado de sus colecciones a estos nuevos espacios.

Contenido

Introducción
Alistamiento y empaque
El traslado
Desempaque y almacenamiento
Conclusión
Bibliografía

Introducción

Desde sus inicios, el Museo del Oro del Banco de la República de Colombia ha velado por la integridad y preservación de sus colecciones arqueológicas y se ha preocupado por cumplir con los más altos estándares internacionales en estos temas. El proyecto de renovación y ampliación de su sede en Bogotá contempló la construcción de un edificio inteligente con espacios diseñados para el almacenamiento y el control de las colecciones desde parámetros contemporáneos de seguridad y conservación preventiva. Trasladar a las nuevas reservas los cincuenta mil objetos que componen las colecciones arqueológicas implicó por parte de las directivas del Museo el diseño y la elaboración de un Plan Estratégico y su correcta ejecución por parte de aquellos que realizaron el trabajo operativo. Este artículo pretende mostrar una de las muchas labores que se realizan al interior de un Museo y que no es vista a los ojos del público pero que, como todas los demás, implica una cuidadosa planeación y un juicioso ajuste de múltiples requerimientos. Asimismo, pretende ser una guía para otros museos que se encuentren en proceso de almacenamiento o de traslado de sus colecciones.

Alistamiento y empaque

Desde hace por lo menos quince años, el Museo ha venido organizando sus distintas colecciones bajo los criterios función y forma, y ha realizado un proceso minucioso de acondicionamiento de estas colecciones en bandejas con espumas inertes. Para el año 2002 el Museo contaba con aproximadamente el 70% de la colección de orfebrería y con el 80% del total de las colecciones de lítico, concha, hueso y textiles debidamente empacadas y ordenadas; faltaban por empacar las colecciones de cerámica, madera, momias y objetos etnográficos, que continuaban almacenadas en el orden de adquisición.

Para el traslado de las colecciones a los nuevos espacios era necesario terminar el empaque definitivo de la colección de orfebrería y mover en un empaque temporal pero seguro aquellos objetos de vitrinas que también se exhibirían en el nuevo montaje.

Para el traslado de la orfebrería se procedió a cubrir con espuma las bandejas y a sellarlas con papel vinilpel. Así mismo, las bandejas fueron acuñadas con listones de espuma para minimizar el movimiento de las mismas en el momento de su desplazamiento hasta los nuevos espacios.

Paralelo al alistamiento de la colección de orfebrería, la sección de Registro comenzó el de las otras colecciones. Para esta labor contrató por el término de ocho meses a dos restauradoras que además de hacer el alistamiento de las piezas, llevaron a cabo su limpieza y realizaron procesos de primeros auxilios en restauración a algunas cerámicas arqueológicas más frágiles que podrían llegar a sufrir algún daño en el momento de su traslado.

Organización y limpieza de las vasijas de cerámica antes de su traslado (izquierda). Los objetos de cerámica, que en las antiguas reservas del sótano se guardaban por orden de adquisición, se clasificaron por unidad cultural, función y forma antes de su paso al nuevo edificio (derecha).

Una primera aproximación al material cerámico permitió determinar que el 50% de la colección de cerámica era de formato pequeño y que podía ser almacenada en bandejas y no en estantería abierta, lo cual permitiría optimizar el espacio en la nueva reserva. A comienzos del año 2002 fueron mandadas a hacer 350 bandejas en triplex, acondicionadas con corcho en la base y listones modulares hechos en cartonplast con el fin de almacenar dentro de ellas los objetos de cerámica más pequeños.

Fragmentos de cerámica en empaques temporales para su traslado (izquierda). Así se guarda el material etnográfico que complementa ocasionalmente las exposiciones arqueológicas (centro). Los volantes de huso en cerámica estrenan empaques permanentes, antes de su traslado (derecha).

En el caso de los volantes de huso fue aprovechada la experiencia del Museo Nacional, quien desde hace algunos años ha almacenando sus volantes en bandejas con palitos delgados de madera fijados a la base del corcho. Con el fin de evitar la excesiva manipulación de los objetos fue colocado su número de registro sobre las divisiones internas de la bandeja y adherido a la cara frontal de la misma un listado consecutivo ascendente con los números de los objetos depositados en ella.

Después de limpiado y organizado el material cerámico de formato pequeño, se continuó con el material mediano y posteriormente con las urnas y vasijas más grandes de la colección. Este trabajo incluyó su clasificación dentro de criterios de unidad cultural, forma función y finalmente por número consecutivo ascendente, criterios previamente definidos por los arqueólogos del Museo y registrados en la base de datos de control de colecciones Archemuse.

Los muebles diseñados hace algunos años para los textiles se trasladarán al nuevo edificio, pero llevan empaques nuevos.

El material de lítico, concha y hueso se terminó de clasificar y almacenar de la misma forma en que se venía haciendo, es decir, en bandejas con espumas compartimentadas semejantes a las de orfebrería.

Estas colecciones fueron depositadas en anaqueles de metal con entrepaños móviles adquiridos por el Museo hace más de quince años. Con el fin de identificar dentro de un mismo anaquel las distintas colecciones, las bandejas fueron marcadas con etiquetas de distintos colores, así: el lítico con etiquetas de color verde, la concha con color rosado y el hueso con color amarillo.

Otros materiales en los que se trabajó para su almacenamiento en la nueva reserva fueron los textiles, las maderas y las momias. En el caso de los textiles fueron reacondicionados en empaques individuales, se cambiaron los cartones, se reemplazaron las guatas por telas de algodón y acrílico y se les colocó una tapa a manera de protector. Los objetos de madera fueron restaurados en su totalidad y se les hicieron empaques de aluminio con láminas de icopor forrado en tela. Las momias fueron restauradas y embaladas en empaques especiales para su conservación preventiva.

Paralelo al trabajo de organización y limpieza de la colección de cerámica, lítico y otros, el museo emprendió la tarea de selección y búsqueda de la estantería rodante especial para el almacenaje de la colección en la nueva reserva. Este trabajo consistió en diseñar y definir los espacios y en determinar las necesidades y requerimientos técnicos. El mueble consta de cuatro módulos rodantes centrales para el almacenamiento de la cerámica de formato mediano y las bandejas con la cerámica de formato pequeño, catorce vitrinas perimetrales para las urnas de tamaño mediano, momias, sarcófagos y material etnográfico, dos muebles especiales para los textiles y veintiséis carros rodantes independientes para las urnas de mayor tamaño. Los once muebles para el lítico, la concha, el hueso y la madera, no fueron reemplazados por garantizar un buen almacenamiento y estar en buen estado.

La cerámica viaja envuelta en un papel especial que evita el roce con la espuma (arriba).

Firma de las actas de cierre por los responsables del traslado (abajo).





La colección de orfebrería viaja en sus propias
cajas fuertes.



Firmas, controles e inventario a la llegada a un
nuevo edificio: todo en orden.

El traslado

La ubicación de las reservas en el nuevo edificio fue planificada teniendo en cuenta un acceso fácil para aquellas personas que tienen a cargo en el Museo el control y el movimiento de las colecciones. De otra parte, se buscó que las oficinas de restauración y embalaje estuvieran ubicadas en cercanías a las mismas.

Para el traslado de las colecciones se elaboró un plan de actividades y un cronograma muy detallado. Este plan incluyó las siguientes acciones: la contratación de tres empleados para el traslado de los guacales con las colecciones y la instalación de cámaras de video en los ascensores y sitios estratégicos por donde se trasladarían las colecciones. Se estudió y determinó la ruta más conveniente para el traslado, que incluyó la ejecución de obras civiles que permitieron hacer el recorrido entre los dos edificios de una manera más corta y ágil.

Cerrado y precintado (izquierda). Fuerza, uniformes y guantes para un material frágil (centro). El destino del operativo está apenas a unas decenas de metros y algunos pisos más allá (derecha).

Para el empaque, traslado y desempaque de las colecciones se dotó al personal del Museo a cargo de esta labor, de uniformes cómodos y seguros consistentes en un pantalón de jeans sin bolsillos, una camiseta y botas de caucho con puntera reforzada.

Se diseñaron las actas de empaque, traslado y desempaque, que incluían el total de piezas transportadas, fecha, hora y firma de los responsables de cada actividad. Anexo a cada acta se adjuntó el listado discriminado del material transportado, extraído de la base de datos para el control de las colecciones, Archemuse. Se dictó un curso de conservación preventiva sobre la adecuada manipulación y el traslado de las colecciones y se hizo un entrenamiento real y práctico con material cerámico de distintos tamaños y con distintos estados de preservación.

Las labores de empaque, traslado y desempaque de las colecciones de cerámica, lítico y otros materiales, incluyeron la creación de cinco grupos de trabajo compuestos por dos personas cada uno. Estos grupos estuvieron conformados por personal interno del Museo, por las dos restauradoras contratadas para su alistamiento y por las tres personas contratadas para el traslado de las mismas. El empaque consistió en forrar con papel pañal cada pieza y colocarla dentro del guacal previamente acondicionado con espuma, luego era colocada la tapa al guacal y aseguraba con tornillos, finalmente se sellaba con precintos de seguridad.

El traslado fue realizado en estibadoras a las cuales se aseguraban los guacales con reatas para evitar su descarrilamiento.

Uno de los grupos conformado por personal permanente del Museo, fue el encargado de cuidar del correcto traslado de las colecciones arqueológicas por la ruta previamente determinada. El traslado estuvo permanentemente acompañado por los entes de control del Banco: Protección y Seguridad, Control Interno, Auditoría y por delegados de la Subgerencia Cultural.

Desempaque y almacenamiento

Después de transportados los guacales con las piezas de cerámicas, lítico y otros materiales hasta la nueva reserva, eran cuidadosamente desenguacalados por los grupos de personas dispuestas para este trabajo y cada objeto ubicado en el anaquel correspondiente según el caso. La nueva estantería fue acondicionada con láminas antideslizantes de color blanco y cada uno de los estantes, módulos, vitrinas y carros rodantes fueron señalizados con etiquetas para permitir a los investigadores y personal del Museo en general, identificar con facilidad las piezas por los criterios previamente definidos: unidad cultural, forma función y número ascendente. De otra parte, los anaqueles con la colección de orfebrería fueron trasladados en la estibadora y ubicados en la nueva reserva. Como norma de conservación, una vez realizado el traslado de la colección de orfebrería, fue llevada a cabo una revisión minuciosa de las bandejas con el fin de determinar posibles deterioros en su traslado. Esta revisión permitió determinar que el operativo de traslado había sido todo un éxito. Con relación a las otras colecciones, podemos decir lo mismo: ni una sola pieza de cerámica o de cualquier otro material sufrió daño alguno durante su traslado.




Los sarcófagos de madera descansan en su destino final: una reserva museográfica de condiciones climáticas controladas por un sistema informático central.

A manera de control y con el fin de evitar la pérdida de la ubicación actual de cada pieza, uno de los analistas de la sección de Registro estuvo a cargo de la actualización inmediata de los movimientos de las colecciones en la base de datos del Museo, Archemuse, y otra persona distinta a quien ingresó los movimientos validó esa información. El cuidado puesto en el traslado de estas colecciones sirvió como inventario de cada una de ellas, lo que implicó no tener que manipular una vez más los objetos.

El área a cargo de la fotografía completó y actualizó el registro fotográfico digital de los cincuenta mil objetos que componen las colecciones arqueológicas del Museo.

Conclusión

 Cómo citar este artículo

GÓMEZ del CORRAL, Luz Alba; Juanita SÁENZ OBREGÓN y Francisco VEGA BARRANTES. 2004. La gestión de las colecciones, un trabajo interdisciplinario: Su organización, traslado y almacenamiento. Boletín Museo del Oro, No. 52. Bogotá: Banco de la República. Obtenido de la red mundial el (fecha que cambia el usuario según el día en que consultó el archivo).http://www.banrep.gov.co/museo/esp/boletin

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