Para ser publicados, los artículos o ponencias deben ser inéditos, hacer aportes nuevos a la ciencia (aspecto evaluado por pares) y ajustarse a la misión y público objetivo del Boletín:

El Boletín Museo del Oro fomenta la investigación en arqueología y antropología de Colombia y es un canal de divulgación de la investigación científica que contextualiza y ayuda a entender, en sentido amplio, las piezas conservadas en las colecciones arqueológicas del Museo, y a las personas, sociedades y culturas que las realizaron.

Como una publicación electrónica, gratuita e interactiva en Internet, se dirige tanto a los especialistas como a aquellos visitantes del Museo o del sitio web en quienes las exposiciones despiertan un interés por ampliar y profundizar el conocimiento sobre el patrimonio cultural colombiano.

El Boletín publica artículos de investigación científica (papers), artículos de reflexiones originales sobre un problema o tópico particular, artículos de revisión sobre un tema y una amplia bibliografía, ponencias (proceedings) presentadas en eventos académicos y que no aparecerán en actas de dicho evento, y transcripciones de documentos históricos.

Los artículos concisos son más leídos en Internet. Un artículo debe tener en principio un máximo de veinte cuartillas (1.800 caracteres con espacios cada una). Debe incluirse la afiliación institucional de los autores, el título del proyecto (si lo hay) y las entidades financiadoras.

La redacción parte de un plan concebido previamente que da un orden claro a las ideas. Las partes de ese plan se resaltan con subtítulos (hasta tres niveles distinguidos claramente) que serán usados como hipervínculos para facilitar la lectura.

El Boletín se publica exclusivamente en Internet. La redacción tiene en cuenta que los lectores son del mundo entero, no se limitan a un círculo de especialistas, ni tienen los mismos referentes del autor. Se hace explícito, por ejemplo, dónde queda la región de estudio, qué se entiende por barniz de Pasto, por múcura, etc. El nivel científico del artículo está dado por las ideas y no por el uso de un lenguaje complejo.

Se incluye un resumen en español de hasta 700 caracteres con espacios, y un conjunto de palabras claves. Será traducido por el Boletín.

Se aprovechan al máximo las ventajas del formato electrónico del Boletín: su alcance mundial, ser ilustrado en color, incluir hipervínculos a Internet y anexos electrónicos como documentos de texto, hojas de cálculo, bases de datos, etc.

Se utiliza un mínimo de notas de pie de página, porque son incómodas en Internet, pero una idea o comentario que se aleja del plan irá en nota de pie.

Para las tablas se debe usar el formato de tabla y no tabuladores ni espacios.

El texto debe enviarse en forma final a la dirección electrónica wmuseo@banrep.gov.co, como un archivo digital de cualquier procesador de texto que sea abierto por Word 2000 para PC. Mencionar una dirección electrónica para correspondencia si no es la misma de envío.

Los mapas y gráficos se entregan en papel (copia de calidad de publicación) o escaneados en resolución para monitor de computador (72 dpi) y en tamaño mayor que el de publicación. Contienen la información correcta y completa (indicación de escala, todos los lugares mencionados en el artículo, etc.). El Boletín redibujará los mapas y gráficos cuando sea necesario.

Las fotografías se entregan en transparencia (copia de calidad de publicación) o papel, o escaneadas en 72 dpi de resolución y en tamaño mayor que el de publicación. Estos materiales no serán devueltos. Deben dirigirse a Museo del Oro - Sección de Divulgación, Calle 16 No. 5-41, Bogotá.

Las imágenes insertadas en archivos de Word no sirven para edición electrónica. Deben entregarse en archivos separados.

Tan pronto sea recibido un artículo por el Boletín, el Secretario de Edición enviará un acuse de recibo al autor. Si cumple con los objetivos del Boletín, lo distribuirá a los miembros del Comité. Éste, en sus reuniones periódicas, escogerá un evaluador a quien se enviará el artículo para concepto junto con el formato de evaluación por pares.

Los conceptos emitidos por el evaluador servirán al Comité para decidir sobre la publicación del artículo. En caso de requerirse correcciones, el Secretario de Edición las comunicará por correo electrónico al autor, quien lo corregirá y devolverá en un plazo no superior a 20 días. No se mantendrá correspondencia sobre trabajos rechazados, limitándose a enviar la notificación de rechazo al autor.

El Banco de la República, mediante el pago de una tarifa al autor, adquiere los derechos patrimoniales sobre el texto que publicará en el Boletín. Las fotografías se alquilan mediante una tarifa para su uso en el Boletín.